อะโพสทิลสำหรับเอกสารไทย — เตรียมตัวก่อนวันมีผลบังคับใช้

ยังไม่ได้ครับ ประเทศไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญาอะโพสทิลแล้ว แต่จะมีผลบังคับใช้วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนวันดังกล่าวเอกสารไทยที่จะใช้ต่างประเทศยังต้องผ่านนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ แล้วนำไปรับรองซ้ำที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางตามเดิม ผู้ที่มีกำหนดใช้เอกสารในช่วงเปลี่ยนผ่านควรถามหน่วยงานปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษรว่าจะรับรูปแบบใด แล้วเตรียมเอกสารตามเส้นทางนั้น

ขึ้นอยู่กับว่าประเทศปลายทางเป็นภาคีอนุสัญญาหรือไม่ ถ้าเป็นภาคี ตราอะโพสทิลจากหน่วยงานผู้มีอำนาจของไทยจะใช้แทนการรับรองซ้ำที่สถานทูตได้ แต่ถ้าปลายทางไม่ใช่ภาคี หรือเป็นภาคีที่คัดค้านการเข้าเป็นภาคีของไทย ก็ยังต้องใช้เส้นทางนิติกรณ์และรับรองสถานทูตเช่นเดิม ควรตรวจสถานะภาคีล่าสุดจาก HCCH และยืนยันกับหน่วยงานผู้รับเอกสารก่อนยื่นทุกครั้ง

ไม่ครับ อะโพสทิลรับรองเฉพาะความถูกต้องของลายมือชื่อ ตำแหน่งของผู้ลงนาม และตราประทับบนเอกสารสาธารณะเท่านั้น ไม่ได้รับรองว่าเนื้อหาหรือคำแปลถูกต้อง หลายประเทศจึงยังขอคำแปลที่จัดทำโดยนักแปลที่หน่วยงานนั้นยอมรับ และบางแห่งกำหนดให้ประทับอะโพสทิลบนเอกสารต้นทางก่อนแปล บางแห่งให้แปลก่อนแล้วรับรองคำแปล ควรถามลำดับที่ปลายทางต้องการก่อนเริ่มงาน เพราะการสลับลำดับคือสาเหตุที่ถูกตีกลับบ่อยที่สุด

โดยหลักอนุสัญญาใช้กับเอกสารสาธารณะ เช่น ทะเบียนราษฎร คำพิพากษา เอกสารรับรองจากหน่วยงานราชการ และเอกสารที่ผ่านการรับรองโดยเจ้าพนักงาน ส่วนเอกสารทางการทูตหรือกงสุล และเอกสารทางพาณิชย์หรือศุลกากรบางประเภทอยู่นอกขอบเขต เอกสารเอกชน เช่น หนังสือมอบอำนาจที่บุคคลจัดทำเอง ต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อโดยผู้มีอำนาจก่อน จึงจะเข้าเงื่อนไขเป็นเอกสารที่รับอะโพสทิลได้

ถ้ามีกำหนดใช้เอกสารก่อนวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ให้เดินเส้นทางปัจจุบันทันที ไม่ควรรอ เพราะเอกสารที่รับรองครบตามเส้นทางเดิมยังใช้ได้ตามอายุที่ปลายทางกำหนด แต่ถ้าแผนใช้เอกสารอยู่หลังวันมีผลบังคับใช้และปลายทางเป็นภาคี การรอมักลดขั้นตอนและระยะเวลาลงได้ กรณีกำหนดคาบเกี่ยว แนะนำเตรียมชุดเอกสารต้นทางให้พร้อม เพื่อเลือกเส้นทางได้ทันทีเมื่อปลายทางยืนยันรูปแบบที่รับ

ทีมงานที่ดูแลงานเอกสารข้ามประเทศมากว่า 15 ปีสามารถรับงานได้ตั้งแต่ตรวจว่าปลายทางรับรูปแบบใด คัดเอกสารฉบับใหม่จากหน่วยงานผู้ออก จัดแปลและตรวจทานสองชั้นให้ชื่อสะกดตรงหนังสือเดินทาง ยื่นนิติกรณ์ ประสานสถานทูตปลายทาง จนถึงจัดส่งคืน พร้อมแจ้งสถานะเป็นระยะและให้คำแนะนำเชิงที่ปรึกษาว่าควรยื่นตอนนี้หรือรอเส้นทางอะโพสทิล ส่งภาพถ่ายเอกสารให้ตรวจเบื้องต้นได้ก่อนตัดสินใจ