พื้นที่ให้บริการใกล้สถานี Siam

เอกสารที่ต้องเตรียม

• • หนังสือมอบอำนาจพร้อมติดอากรแสตมป์ตามที่กฎหมายกำหนด
• • สำเนาบัตรประชาชน/พาสปอร์ตของผู้มอบอำนาจ พร้อมลงนามรับรองสำเนา
• • เอกสารต้นฉบับที่ต้องยื่นหรือคัดสำเนา
• • รายละเอียดหน่วยงานปลายทางและกำหนดเวลาที่ต้องใช้เอกสาร

ขั้นตอนการดำเนินการ

1. 1. ประเมินเคสและกำหนดเส้นทาง — ระบุหน่วยงานที่ต้องเดิน ลำดับก่อนหลัง และเอกสารที่ต้องมีในแต่ละจุด
2. 2. จัดทำหนังสือมอบอำนาจ — ระบุขอบเขตให้ครอบคลุมทุกหน่วยงานที่ต้องดำเนินการ เพื่อไม่ต้องทำเอกสารซ้ำ
3. 3. ตรวจเอกสารก่อนเดินเรื่อง — ตรวจความครบถ้วนและรูปแบบก่อนออกเดินทาง ลดโอกาสเสียรอบ
4. 4. ดำเนินการและรายงานสถานะ — ยื่น ติดตาม และแจ้งความคืบหน้าพร้อมหลักฐานการรับเรื่อง
5. 5. ส่งมอบเอกสาร — จัดส่งเอกสารที่ดำเนินการเสร็จตามช่องทางที่ตกลง พร้อมสำเนาสำรอง

ข้อควรระวัง / สาเหตุถูกตีกลับ

• • หนังสือมอบอำนาจที่ระบุหน่วยงานไม่ครบ ทำให้ต้องส่งเอกสารใหม่ทั้งรอบ
• • บางหน่วยงานกำหนดให้เจ้าตัวมาด้วยตนเองเท่านั้น ไม่รับการมอบอำนาจ
• • อากรแสตมป์ไม่ครบตามกฎหมายทำให้หนังสือมอบอำนาจใช้ไม่ได้

คำแนะนำจากทีมงาน

• • แจ้งกำหนดวันที่ต้องใช้เอกสารตั้งแต่ต้น เพื่อวางลำดับงานย้อนกลับ
• • เตรียมสำเนารับรองเผื่อไว้เสมอสำหรับหน่วยงานที่เก็บฉบับจริง
• • รวมงานหลายรายการในรอบเดียวเพื่อลดเวลารวมของทั้งเคส

• ตรวจข้อกำหนดของผู้รับปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษร

  มหาวิทยาลัย นายจ้าง หรือหน่วยงานทะเบียนปลายทางมักมีเช็กลิสต์ของตนเอง ขอเอกสารข้อกำหนดนั้นมาก่อนเริ่ม จะช่วยกำหนดจำนวนชุด ภาษา และรูปแบบการรับรองได้ถูกตั้งแต่ครั้งแรก

• เผื่อเวลาสำหรับคิวของแต่ละขั้น

  ระยะเวลารวมขึ้นอยู่กับคิวของกรมการกงสุลและของสถานทูตปลายทางในแต่ละช่วง ควรวางแผนล่วงหน้าและอย่าอิงกับกำหนดเดินทางที่กระชั้น ทีมงานแจ้งช่วงเวลาที่ใช้จริงเป็นรายเคสได้ทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล

• เตรียมคำแปลตามรูปแบบที่หน่วยงานรับรองใช้จริง

  กรมการกงสุลรับรองคำแปลตามรูปแบบที่กำหนด การส่งคำแปลที่จัดหน้าเองโดยไม่ตรงรูปแบบมักถูกให้แก้ไข ทำให้เสียรอบคิว ควรให้ผู้ให้บริการจัดรูปแบบให้ตั้งแต่ต้น

• แยกให้ออกระหว่างเอกสารราชการกับเอกสารเอกชน

  เอกสารราชการ เช่น ทะเบียนบ้าน สูติบัตร ทะเบียนสมรส เข้ากระบวนการรับรองได้โดยตรง ส่วนเอกสารเอกชน เช่น หนังสือมอบอำนาจ คำให้การ สัญญา ต้องผ่านทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ก่อน

• ลายเซ็นผู้ลงนามไม่ตรงกับตัวอย่างที่หน่วยงานมี

  การรับรองลายมือชื่อจะเทียบกับลายเซ็นในบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง ลายเซ็นที่ต่างออกไปทำให้เจ้าหน้าที่ปฏิเสธการรับรอง

• รับรองสำเนาที่ไม่ตรงกับต้นฉบับปัจจุบัน

  หากมีการแก้ไขรายการในทะเบียนหลังจากคัดสำเนา เช่น เปลี่ยนชื่อหรือย้ายที่อยู่ เอกสารที่รับรองไปแล้วจะไม่สอดคล้องกับฐานข้อมูล ควรคัดใหม่ก่อนเข้ากระบวนการ

• เดินสองเส้นทางปนกัน

  การขอทั้ง Apostille และตราสถานทูตพร้อมกันโดยไม่จำเป็น ทำให้เสียเวลาและบางกรณีปลายทางตั้งข้อสงสัย ควรเลือกเส้นทางเดียวตามสถานะภาคีของประเทศปลายทาง

• เข้าใจว่าทนายไทยคือ Notary Public แบบสากล

  ในประเทศไทยไม่มีตำแหน่ง Notary Public ตามระบบคอมมอนลอว์ ผู้ทำหน้าที่คือทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารซึ่งขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความ การอธิบายผิดทำให้ปลายทางปฏิเสธเอกสาร