รับรองเอกสารสถานทูต

เอกสารที่ต้องเตรียม

• • เอกสารที่ผ่านการรับรองจากกรมการกงสุลแล้ว
• • คำแปลภาษาที่สถานทูตนั้นกำหนด (บางแห่งกำหนดนักแปลในรายชื่อของตนเอง)
• • พาสปอร์ตผู้ยื่นและผู้ที่ปรากฏชื่อในเอกสาร
• • แบบฟอร์มเฉพาะของสถานทูต และใบนัดหมายออนไลน์ (ถ้ามีระบบนัด)
• • หลักฐานวัตถุประสงค์ เช่น หนังสือตอบรับเข้าเรียน สัญญาจ้าง หรือหนังสือเชิญ
• • สำเนาเอกสารทุกฉบับตามจำนวนที่สถานทูตกำหนด

ขั้นตอนการดำเนินการ

1. 1. ตรวจข้อกำหนดรายสถานทูต — ข้อกำหนดต่างกันมากในแต่ละแห่ง ต้องอ่านประกาศล่าสุดของสถานทูตนั้นโดยตรง
2. 2. จัดชุดเอกสารตามลำดับ — ต้นฉบับ + คำแปล + ตรากรมการกงสุล ต้องอยู่ครบในเล่มเดียวกัน
3. 3. นัดหมายและยื่น — จองคิวตามระบบของสถานทูต และยื่นในวันเวลาที่กำหนด
4. 4. ติดตามและรับเอกสาร — ระยะเวลาแตกต่างกันมากตามสถานทูต ควรเผื่อเวลาก่อนวันใช้งานจริง

ข้อควรระวัง / สาเหตุถูกตีกลับ

• • รายชื่อนักแปลที่สถานทูตหนึ่งยอมรับ ใช้ข้ามสถานทูตอื่นไม่ได้
• • ยื่นสถานทูตก่อนผ่านกรมการกงสุล จะถูกปฏิเสธทันที
• • บางสถานทูตรับเฉพาะเอกสารที่ออกไม่เกินระยะเวลาที่กำหนด
• • อย่าถือว่าขั้นตอนของประเทศหนึ่งใช้แทนอีกประเทศได้

คำแนะนำจากทีมงาน

• • ถ้ามีเอกสารหลายฉบับ ให้จัดเรียงตามลำดับที่สถานทูตระบุ จะลดโอกาสตีกลับ
• • เก็บใบเสร็จและใบรับเอกสารไว้ทุกใบจนกว่างานจะจบ
• • สอบถามล่วงหน้าว่าปลายทางต้องการฉบับจริงกี่ชุด

• แยกให้ออกระหว่างเอกสารราชการกับเอกสารเอกชน

  เอกสารราชการ เช่น ทะเบียนบ้าน สูติบัตร ทะเบียนสมรส เข้ากระบวนการรับรองได้โดยตรง ส่วนเอกสารเอกชน เช่น หนังสือมอบอำนาจ คำให้การ สัญญา ต้องผ่านทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ก่อน

• ทำสำเนาชุดสำรองพร้อมภาพถ่ายทุกขั้น

  ก่อนส่งเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนรับรอง ควรถ่ายภาพหรือสแกนเก็บไว้ทุกหน้า รวมถึงหลังได้ตราประทับแต่ละขั้น เพื่อใช้อ้างอิงหากเอกสารสูญหายระหว่างจัดส่ง

• เผื่อเวลาสำหรับคิวของแต่ละขั้น

  ระยะเวลารวมขึ้นอยู่กับคิวของกรมการกงสุลและของสถานทูตปลายทางในแต่ละช่วง ควรวางแผนล่วงหน้าและอย่าอิงกับกำหนดเดินทางที่กระชั้น ทีมงานแจ้งช่วงเวลาที่ใช้จริงเป็นรายเคสได้ทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล

• เตรียมคำแปลตามรูปแบบที่หน่วยงานรับรองใช้จริง

  กรมการกงสุลรับรองคำแปลตามรูปแบบที่กำหนด การส่งคำแปลที่จัดหน้าเองโดยไม่ตรงรูปแบบมักถูกให้แก้ไข ทำให้เสียรอบคิว ควรให้ผู้ให้บริการจัดรูปแบบให้ตั้งแต่ต้น

• รับรองสำเนาที่ไม่ตรงกับต้นฉบับปัจจุบัน

  หากมีการแก้ไขรายการในทะเบียนหลังจากคัดสำเนา เช่น เปลี่ยนชื่อหรือย้ายที่อยู่ เอกสารที่รับรองไปแล้วจะไม่สอดคล้องกับฐานข้อมูล ควรคัดใหม่ก่อนเข้ากระบวนการ

• เอกสารมีการเย็บหรือแกะออกหลังรับรอง

  ชุดเอกสารที่ถูกเย็บและประทับตราคาบรอยต่อ ห้ามแกะออกเด็ดขาด การถอดลวดเย็บทำให้การรับรองสิ้นผลและต้องเริ่มใหม่ทั้งชุด

• เข้าใจว่าทนายไทยคือ Notary Public แบบสากล

  ในประเทศไทยไม่มีตำแหน่ง Notary Public ตามระบบคอมมอนลอว์ ผู้ทำหน้าที่คือทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารซึ่งขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความ การอธิบายผิดทำให้ปลายทางปฏิเสธเอกสาร

• ลายเซ็นผู้ลงนามไม่ตรงกับตัวอย่างที่หน่วยงานมี

  การรับรองลายมือชื่อจะเทียบกับลายเซ็นในบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง ลายเซ็นที่ต่างออกไปทำให้เจ้าหน้าที่ปฏิเสธการรับรอง