ทนายความรับรองเอกสาร (Notary Public)

เอกสารที่ต้องเตรียม

• • เอกสารฉบับที่จะลงนาม โดยยังไม่ต้องเซ็นมาก่อน
• • พาสปอร์ตหรือบัตรประชาชนตัวจริงของผู้ลงนามทุกคน
• • หนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด หากลงนามในนามนิติบุคคล
• • ตราบริษัท (ถ้าข้อบังคับกำหนดให้ประทับ)
• • ข้อกำหนดจากปลายทาง เช่น แบบฟอร์มถ้อยคำรับรองที่ต้องใช้
• • ล่ามหรือคำแปล หากผู้ลงนามไม่เข้าใจภาษาของเอกสาร

ขั้นตอนการดำเนินการ

1. 1. ส่งร่างเอกสารให้ตรวจ — ตรวจว่าเอกสารต้องการรับรองแบบใด และปลายทางต้องการถ้อยคำใด
2. 2. นัดหมายลงนามต่อหน้า — ผู้ลงนามต้องแสดงตนพร้อมเอกสารแสดงตนตัวจริง
3. 3. ทนายทำคำรับรอง — ออกคำรับรองลายมือชื่อพร้อมตราและเลขทะเบียน
4. 4. ต่อยอดสายนิติกรณ์ — หากปลายทางเป็นราชการต่างประเทศ ส่งต่อกรมการกงสุลและขั้นถัดไป

ข้อควรระวัง / สาเหตุถูกตีกลับ

• • เซ็นชื่อมาก่อนล่วงหน้า ทำให้รับรองการลงนามต่อหน้าไม่ได้
• • การรับรองลายมือชื่อไม่ใช่การรับรองว่าเนื้อหาเอกสารถูกต้องหรือมีผลบังคับ
• • บางประเทศต้องการถ้อยคำรับรองเฉพาะ ต้องตรวจก่อนนัดหมาย
• • หนังสือรับรองบริษัทที่เก่าเกินกำหนดของปลายทางมักไม่ได้รับการยอมรับ

คำแนะนำจากทีมงาน

• • ถ้าผู้ลงนามหลายคนอยู่คนละที่ ให้วางแผนวันนัดร่วมกันเพื่อจบในรอบเดียว
• • เตรียมสำเนาเพิ่มสองชุดเสมอ เผื่อปลายทางขอฉบับลงนามหลายชุด
• • แจ้งภาษาเอกสารล่วงหน้า เพื่อเตรียมล่ามหรือคำแปลให้พร้อม

• สอบถามรายละเอียดและนัดหมายกับเจ้าหน้าที่ก่อน

  ประเภทคำรับรอง จำนวนชุด และลำดับขั้นตอนต่อเนื่องมีผลต่อการเตรียมเอกสาร ติดต่อทีมงานทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมลเพื่อยืนยันรายการเอกสารก่อนเดินทางมา

• เตรียมเอกสารต้นฉบับ ไม่ใช่ภาพถ่ายหรือไฟล์สแกน

  การรับรองสำเนาถูกต้องต้องเทียบกับต้นฉบับต่อหน้า หากต้นฉบับอยู่ต่างประเทศหรือสูญหาย ควรขอคัดสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกเอกสารรับรองมาก่อน

• บอกปลายทางที่จะใช้เอกสารก่อนเสมอ

  ขั้นตอนหลังการรับรองต่างกันมากตามประเทศและหน่วยงานผู้รับ บางแห่งรับคำรับรองของทนายความอย่างเดียว บางแห่งต้องรับรองต่อที่กรมการกงสุลและสถานทูตปลายทาง แจ้งชื่อประเทศและหน่วยงานผู้รับก่อนนัดหมายจะช่วยวางลำดับงานได้ถูกตั้งแต่ครั้งแรก

• ผู้ลงนามต้องมาลงลายมือชื่อต่อหน้าทนายความ

  การรับรองลายมือชื่อเป็นการยืนยันว่าผู้ลงนามลงชื่อต่อหน้าจริง จึงต้องนำบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางฉบับจริงที่ยังไม่หมดอายุมาแสดง และห้ามลงลายมือชื่อล่วงหน้ามาก่อน

• เอกสารแสดงตนหมดอายุหรือชื่อสะกดไม่ตรงกัน

  ชื่อ-สกุลในเอกสารกับในหนังสือเดินทางต้องตรงกัน หากเคยเปลี่ยนชื่อหรือสะกดต่างกัน ควรเตรียมหนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อหรือหลักฐานยืนยันควบคู่มาด้วย

• ลืมขั้นตอนต่อเนื่องหลังการรับรอง

  งานจำนวนมากถูกตีกลับเพราะหยุดที่คำรับรองของทนายความ ทั้งที่ปลายทางต้องการการรับรองต่อที่กรมการกงสุลและ/หรือสถานทูต ควรวางแผนทั้งเส้นทางตั้งแต่ต้น

• เข้าใจว่าไทยมี Notary Public แบบต่างประเทศ

  ประเทศไทยไม่มีระบบ Notary Public แบบคอมมอนลอว์ ผู้มีอำนาจคือทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความ หากปลายทางระบุ Notary Public โดยเฉพาะ ควรยืนยันกับผู้รับเอกสารก่อนว่ารับคำรับรองรูปแบบนี้

• คาดหวังตรา Apostille จากประเทศไทย

  อนุสัญญาอโพสทีลยังไม่มีผลใช้บังคับกับประเทศไทยจนถึง 28 ก.พ. 2570 (ไทยยื่นภาคยานุวัติสาร 30 มิ.ย. 2569) เอกสารที่ต้องใช้ต่างประเทศจึงใช้เส้นทางรับรองที่กรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางแทน ไม่ใช่การประทับ Apostille ในไทย