Apostille กับการรับรองผ่านสถานทูต ต่างกันอย่างไร และเลือกสายไหน

เอกสารที่ต้องเตรียม

• • ต้นฉบับหรือฉบับคัดรับรองใหม่จากอำเภอ/เขต หรือหน่วยงานผู้ออก
• • คำแปลที่จัดทำตามระบบที่ปลายทางยอมรับ
• • บัตรประชาชนหรือพาสปอร์ตของผู้ยื่น
• • ใบมอบอำนาจพร้อมสำเนาบัตรผู้มอบ หากยื่นแทน
• • แบบคำร้องนิติกรณ์ที่กรอกครบถ้วน
• • ข้อมูลประเทศปลายทางและหน่วยงานผู้รับ

ขั้นตอนการดำเนินการ

1. 1. คัดเอกสารใหม่ — ขอฉบับคัดรับรองจากหน่วยงานผู้ออกให้เป็นฉบับล่าสุด
2. 2. จัดทำคำแปล — แปลตามระบบที่ปลายทางยอมรับ พร้อมตรวจการสะกดชื่อกับพาสปอร์ต
3. 3. ยื่นกรมการกงสุล — ยื่นคำร้องนิติกรณ์เพื่อรับรองลายมือชื่อผู้มีอำนาจและคำแปล
4. 4. รับเอกสารและตรวจสอบ — ตรวจตราประทับ วันที่ และการเย็บเล่มก่อนนำไปขั้นถัดไป
5. 5. ขั้นปลายทาง — ตรวจกับกรมการกงสุลว่าเอกสารประเภทนี้อยู่ในขอบเขต Apostille หรือยังต้องรับรองที่สถานทูตปลายทาง

ข้อควรระวัง / สาเหตุถูกตีกลับ

• • ยื่นด้วยสำเนาถ่ายเอกสารมักถูกปฏิเสธตั้งแต่ขั้นรับเรื่อง
• • คำแปลที่จัดทำนอกระบบที่กงสุลรับรอง จะไม่ผ่านขั้นนี้
• • อย่าลืมว่าการรับรองต้นฉบับไม่ได้แปลว่าคำแปลได้รับการรับรองไปด้วย
• • ช่วงก่อนเปิดเทอมและฤดูยื่นวีซ่า คิวยาวกว่าปกติ ควรเผื่อเวลา

คำแนะนำจากทีมงาน

• • รวบเอกสารทั้งชุดยื่นครั้งเดียวจะประหยัดรอบเดินทางมากที่สุด
• • ถ่ายรูปทุกหน้าไว้ก่อนยื่น เผื่อกรณีต้องอ้างอิงระหว่างรอ
• • แจ้งชื่อหน่วยงานปลายทางให้ชัด เพื่อเลือกรูปแบบรับรองให้ถูกตั้งแต่แรก

• เผื่อเวลาสำหรับคิวของแต่ละขั้น

  ระยะเวลารวมขึ้นอยู่กับคิวของกรมการกงสุลและของสถานทูตปลายทางในแต่ละช่วง ควรวางแผนล่วงหน้าและอย่าอิงกับกำหนดเดินทางที่กระชั้น ทีมงานแจ้งช่วงเวลาที่ใช้จริงเป็นรายเคสได้ทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล

• ตรวจข้อกำหนดของผู้รับปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษร

  มหาวิทยาลัย นายจ้าง หรือหน่วยงานทะเบียนปลายทางมักมีเช็กลิสต์ของตนเอง ขอเอกสารข้อกำหนดนั้นมาก่อนเริ่ม จะช่วยกำหนดจำนวนชุด ภาษา และรูปแบบการรับรองได้ถูกตั้งแต่ครั้งแรก

• ทำสำเนาชุดสำรองพร้อมภาพถ่ายทุกขั้น

  ก่อนส่งเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนรับรอง ควรถ่ายภาพหรือสแกนเก็บไว้ทุกหน้า รวมถึงหลังได้ตราประทับแต่ละขั้น เพื่อใช้อ้างอิงหากเอกสารสูญหายระหว่างจัดส่ง

• ตรวจก่อนว่าปลายทางเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille หรือไม่

  ถ้าประเทศปลายทางเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก เอกสารจะจบที่ Apostille โดยไม่ต้องผ่านสถานทูตปลายทาง แต่ถ้าไม่ใช่ภาคี ต้องเดินสายรับรองตามลำดับจนถึงสถานทูตของประเทศนั้น ตรวจรายชื่อภาคีล่าสุดได้ที่เว็บไซต์ HCCH

• เอกสารมีการเย็บหรือแกะออกหลังรับรอง

  ชุดเอกสารที่ถูกเย็บและประทับตราคาบรอยต่อ ห้ามแกะออกเด็ดขาด การถอดลวดเย็บทำให้การรับรองสิ้นผลและต้องเริ่มใหม่ทั้งชุด

• รับรองสำเนาที่ไม่ตรงกับต้นฉบับปัจจุบัน

  หากมีการแก้ไขรายการในทะเบียนหลังจากคัดสำเนา เช่น เปลี่ยนชื่อหรือย้ายที่อยู่ เอกสารที่รับรองไปแล้วจะไม่สอดคล้องกับฐานข้อมูล ควรคัดใหม่ก่อนเข้ากระบวนการ

• เข้าใจว่าทนายไทยคือ Notary Public แบบสากล

  ในประเทศไทยไม่มีตำแหน่ง Notary Public ตามระบบคอมมอนลอว์ ผู้ทำหน้าที่คือทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารซึ่งขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความ การอธิบายผิดทำให้ปลายทางปฏิเสธเอกสาร

• ไม่ตรวจว่าปลายทางต้องการคำแปลภาษาอะไร

  บางประเทศรับเฉพาะคำแปลเป็นภาษาราชการของตน ไม่รับภาษาอังกฤษ การรับรองคำแปลอังกฤษไปก่อนจึงอาจต้องทำซ้ำทั้งกระบวนการ